User:Melm15

Dotace v době nejistot

Název simulace: Produkce oxidu uhličitého v ČR

Autor: A

Typ modelu: Diskrétní simulace

Modelovací nástroj: Simprocess

1 Definice problému

V roce 2020 byl otevřen nový dotační program realizovaný veřejnou institucí (dále “Instituce”). Žadatelé z řad veřejnosti podávali žádosti o dotaci (dále jen “žádosti”) na základě tak zvaných výzev k předkládání žádostí o dotaci (dále pouze “výzva”). Výzva určovala vždy začátek a konec příjmu žádostí.

Dotační program byl otevřen ad hoc, pod tlakem vnějších okolností, byl spuštěn ve velmi krátkém časovém termínu od rozhodnutí o jeho realizaci. Realizace programu byla zcela novým prvkem v insituci. Jeho spuštění nepředcházelo standardní plánování lidských, finančních ani materiálových zdrojů. Toto se zajišťovalo postupně v průběhu jeho realizace. Postupně vznikl nový útvar, který se (poté, co se systém stabilizoval) skládal z 5 pracovníků.

Administrace dotačního programu zahrnovala kontroly žádostí, jejich schvalování a vyřazování, zajištění odstranění případných formálních nebo věcných nedostatků v žádostech, a vydávání Rozhodnutí o poskytnutí dotace (dále jen “Rozhodnutí”) u žádostí, které úspěšně prošly kontrolami. Proplacení dotací již nebylo záležitostí administrace programu jako takového, ale stává se záležitostí standardního vyrovnání finančních vztahů Instituce a bylo tedy zajišťováno finančním a rozpočtovým útvarem. Na počátku nebyli na administraci programu najmuti žádní noví zaměstnanci. Personálně byl program zajišťován stávajícími zaměstnanci Insituce. Dělo se na bázi dobrovolnosti (byl vypraven dopis na všechny útvary s tím, že kdo chce, může se k této práci přihlásit), nekoordinovaně a postupně. Několik zaměstnanců bylo zcela osvobozeno od svých dosavadních agend a byli na tuto práci dočasně přeřazeni celým svým pracovním úvazkem (v řádu jednotek zaměstnanců), většina pracovníků, kteří se na realizaci podíleli, zůstávala dále plně zaměstnána ve svých agendách a na administraci tohoto dotačního programu pracovali nad rámec své běžné pracovní náplně, tedy bez přesně určeného úvazku. Neexistuje žádná evidence o tom, kolik hodin měsíčně tito zaměstnanci prací na programu trávili. Jejich zapojení lze nelze dovozovat ani z informačního systému pro administraci žádostí. Zde se vyskytuje asi kolem sta jmen, kdy někteří provedli v systému pouze jednotky operací, jiní jich provedli stovky (což je stále zanedbatelný počet) a jiní dokonce tisíce.

Informační systém pro administraci žádostí nebyl nasazen od samého začátku realizace dotačního programu. Následkem toho systém obsahuje u autorů některých transakcí pouze systémové kódy místo jmen nebo tato informace zcela chybí. Experti, s nimiž byla tato problematika opakovaně konzultována se domnívají, že se jedná o následky z počátku realizace programu. Jedná se o relativně vysoké množství operací.

Situaci navíc zenpřehledňovalo to, že byly postupně spouštěny další výzvy, jejichž administrace se pak kryla časově (i zdrojově) s administrací již předešlých výzev.

Dnes tedy není znám počet úvazků, které se na realizaci dotačního programu podílely ani časová náročnost administrace.

Dalším důsledkem toho, že byl dotační program otevírán pod časovým tlakem, byla nepřipravenost samotnch žadatelů. Ta měla za následek vysokou chybovost v žádostech. Žadatelé zpočátku nechápali funkci certifikovaného podpisu nebo datové schránky. Podávali žádosti prostřednictvím prostého emailu, nascanovaná pdf, žádosti, do kterých si jako obrázek vložili vlastní podpis apod. Dalším důvodem chybovosti byly časté změny v podmínkách jednotlivých výzev a sklon k dotačním podvodům. Situaci dále znepřehledňovalo to, že chybně podané žádosti byly doplňovány často formou podání nové žádosti, která pak byla v systému spojena s tou původní, resp. velkokapacitní kopírovací stroj u žádostí v listinné podobě neuměl spolehlivě rozlišit, zda se jedná o žádost nebo doplnění a vkládal tyto dokumenty do systému jako nové žádosti.

Údaje o počtu a distribuci došlých žádostí jsou proto výrazně zkresleny, resp. znepřehledněny.

Provádění kontrol žádostí a přípravy Rozhodnutí se také podstatně měnilo. Krok za krokem byla zaváděna jejich automatizace a robotizace. Měnil se a prohluboval i způsob provádění kontrol.

Z tohoto důvodu nelze analytickým způsobem z dostupných dat vyhodnotit realizaci programu a není ani přesně známo, jak dlouho by celý proces zpracování dotačních žádostí trval nyní, kdy již existují procesy i nástroje.

Lze předpokládat nové otevření dotačního programu. Jisté je, že opět nebude možné přijmout a dedikovat na administraci programu pracovníky na plný úvazek a bude využívána stávající pracovní síla útvaru administrující žádosti v rozsahu 4.0 FTE (full time equivalent, ekvivalent plného úvazku). Zbytek pracovních sil je možno si vyžádat na ostatních organizačních útvarech instituce. Pracovní, který by byl takto zapůjčen na výpomoc, by tak mohl činit s maximálním zapojením na 0.2 FTE (a odměňování se děje formou odměn). Není známo a nelze odhadnout, zda by se jednalo o jednu výzvu nebo výzev několik. Odhaduje se, že by běželo maximálně čtyři výzvy.