User:Melm15

Dotace v době nejistot

Název simulace: Produkce oxidu uhličitého v ČR

Autor: A

Typ modelu: Diskrétní simulace

Modelovací nástroj: Simprocess

1 Definice problému

V roce 2020 byl otevřen nový dotační program realizovaný veřejnou institucí (dále “Instituce”). Žadatelé z řad veřejnosti podávali žádosti o dotaci (dále jen “žádosti”) na základě tak zvaných výzev k předkládání žádostí o dotaci (dále pouze “výzva”). Výzva určovala vždy začátek a konec příjmu žádostí.

Dotační program byl otevřen ad hoc, pod tlakem vnějších okolností, byl spuštěn ve velmi krátkém časovém termínu od rozhodnutí o jeho realizaci. Realizace programu byla zcela novým prvkem v insituci. Jeho spuštění nepředcházelo standardní plánování lidských, finančních ani materiálových zdrojů. Toto se zajišťovalo postupně v průběhu jeho realizace. Postupně vznikl nový útvar, který se (poté, co se systém stabilizoval) skládal z 5 pracovníků.

Administrace dotačního programu zahrnovala kontroly žádostí, jejich schvalování a vyřazování, zajištění odstranění případných formálních nebo věcných nedostatků v žádostech, a vydávání Rozhodnutí o poskytnutí dotace (dále jen “Rozhodnutí”) u žádostí, které úspěšně prošly kontrolami. Proplacení dotací již nebylo záležitostí administrace programu jako takového, ale stává se záležitostí standardního vyrovnání finančních vztahů Instituce a bylo tedy zajišťováno finančním a rozpočtovým útvarem. Na počátku nebyli na administraci programu najmuti žádní noví zaměstnanci. Personálně byl program zajišťován stávajícími zaměstnanci Insituce. Dělo se na bázi dobrovolnosti (byl vypraven dopis na všechny útvary s tím, že kdo chce, může se k této práci přihlásit), nekoordinovaně a postupně. Několik zaměstnanců bylo zcela osvobozeno od svých dosavadních agend a byli na tuto práci dočasně přeřazeni celým svým pracovním úvazkem (v řádu jednotek zaměstnanců), většina pracovníků, kteří se na realizaci podíleli, zůstávala dále plně zaměstnána ve svých agendách a na administraci tohoto dotačního programu pracovali nad rámec své běžné pracovní náplně, tedy bez přesně určeného úvazku. Neexistuje žádná evidence o tom, kolik hodin měsíčně tito zaměstnanci prací na programu trávili. Jejich zapojení lze nelze dovozovat ani z informačního systému pro administraci žádostí. Zde se vyskytuje asi kolem sta jmen, kdy někteří provedli v systému pouze jednotky operací, jiní jich provedli stovky (což je stále zanedbatelný počet) a jiní dokonce tisíce.

Informační systém pro administraci žádostí nebyl nasazen od samého začátku realizace dotačního programu. Následkem toho systém obsahuje u autorů některých transakcí pouze systémové kódy místo jmen nebo tato informace zcela chybí. Experti, s nimiž byla tato problematika opakovaně konzultována se domnívají, že se jedná o následky z počátku realizace programu. Jedná se o relativně vysoké množství operací.

Situaci navíc zenpřehledňovalo to, že byly postupně spouštěny další výzvy, jejichž administrace se pak kryla časově (i zdrojově) s administrací již předešlých výzev.

Dnes tedy není znám počet úvazků, které se na realizaci dotačního programu podílely ani časová náročnost administrace.

Dalším důsledkem toho, že byl dotační program otevírán pod časovým tlakem, byla nepřipravenost samotnch žadatelů. Ta měla za následek vysokou chybovost v žádostech. Žadatelé zpočátku nechápali funkci certifikovaného podpisu nebo datové schránky. Podávali žádosti prostřednictvím prostého emailu, nascanovaná pdf, žádosti, do kterých si jako obrázek vložili vlastní podpis apod. Dalším důvodem chybovosti byly časté změny v podmínkách jednotlivých výzev a sklon k dotačním podvodům. Situaci dále znepřehledňovalo to, že chybně podané žádosti byly doplňovány často formou podání nové žádosti, která pak byla v systému spojena s tou původní, resp. velkokapacitní kopírovací stroj u žádostí v listinné podobě neuměl spolehlivě rozlišit, zda se jedná o žádost nebo doplnění a vkládal tyto dokumenty do systému jako nové žádosti.

Údaje o počtu a distribuci došlých žádostí jsou proto výrazně zkresleny, resp. znepřehledněny.

Provádění kontrol žádostí a přípravy Rozhodnutí se také podstatně měnilo. Krok za krokem byla zaváděna jejich automatizace a robotizace. Měnil se a prohluboval i způsob provádění kontrol.

Z tohoto důvodu nelze analytickým způsobem z dostupných dat vyhodnotit realizaci programu a není ani přesně známo, jak dlouho by celý proces zpracování dotačních žádostí trval nyní, kdy již existují procesy i nástroje.

Lze předpokládat nové otevření dotačního programu. Jisté je, že opět nebude možné přijmout a dedikovat na administraci programu pracovníky na plný úvazek a bude využívána stávající pracovní síla útvaru administrující žádosti v rozsahu 4.0 FTE (full time equivalent, ekvivalent plného úvazku). Zbytek pracovních sil je možno si vyžádat na ostatních organizačních útvarech instituce. Pracovní, který by byl takto zapůjčen na výpomoc, by tak mohl činit s maximálním zapojením na 0.2 FTE (a odměňování se děje formou odměn). Není známo a nelze odhadnout, zda by se jednalo o jednu výzvu nebo výzev několik. Odhaduje se, že by běželo maximálně čtyři výzvy.

2 Cíl simulace

Cílem simulace je:

1. Personální optimalizace procesu: zjistit, kolik pracovníků na 0.2 FTE měsíčně by bylo potřeba zapůjčit na opětovnou administraci žádostí při existujících a nasazených pěti 1.0 FTE úvazcích.

2. Zjistit, jak dlouho by celý proces administrace dotačních žádostí přibližně trval nyní, kdy už je proces digitalizován.

Tyto informace jsou důležité jako vstup pro zpětné vyhodnocení dotačního programu a. jeho provádění v budoucnu. A v této návaznosti také jako přímý vstup pro finanční a personální plánování útvaru, který se zabývá administrací žádostí, pro potřeby opětovného spuštění obdobně zaměřeného programu.

Procesem administrace žádostí se pro potřeby této simulace proto rozumí ta část realizace programu, která se zabývá zpracováním žádostí od první kontroly až po vydání Rozhodnutí o poskytnutí dotace (dále jen “Rozhodnutí”) a je prováděna předmětným útvarem.

Dostatečné personální zajištění administrace dotačních žádostí tímto útvarem bylo a je nejpalčivějším problémem celé akce. Cílem simulace není optimalizace personálního zajištění ostatních útvarů, které poskytovaly ostatní obslužné činnosti, jako byla podatelna, služby právníků nebo odboru rozpočtu a financování (zajištění proplacení).

3 Metoda

Vstupní data, jejich kvalita a dostupnost V době zpracovánní simulace byl dotační program již uzavřen. Ačkoliv se zpočátku zdálo, že pro simulaci bude dostatek dat, ukázalo se, že tomu tak nebylo ve všech případech. Data byla v mnohých ohledech nepřesná. Zejména chybí časové značky přináležející k jednotlivým transakcím v systému. Existují pouze sestavy s finálním stavem. Taková data už ani není množno získat, protože taktéž systém, který byl používán pro administraci žádostí byl již uzavřen.

Výhodou na druhou stranu bylo, že bylo možno detaily implementace programu konzultovat s několika pracovníky, kteří se na ní podíleli, a získat od nich kvalifikované odhady. Vzhledem k všem výše uvedeným skutečnostem je ovšem zřejmé, že je nutno počítat pouze s přibližnostmi. Důsledně analytický přístup není možný.

Velkou roli v nehomogenitě dat hrají právě vysoce proměnlivé počty příchozích žádostí, měnící se parametry jednotlivých výzev a podmínky implementace (automatizace, zkušenost žadatelů) i rozsah a hloubka prováděných kontrol), souběh administrace několika výzev najednou a naprostá nejasnost, co se týče skutečné personální náročnosti administrace žádostí. Některé distribuce se zdají spíše náhodné.

Proto byla pro řešení uvedených cílů využita simulace. Pro potřeby názornosti bylo jako nejvhodnější řešení zvoleno provedení v aplikaci Simprocess (release 7.3, build 21615). Simprocess umožňuje pracovní proces znázornit graficky, vnořit podpůrné procesy, a na základě zadaných parametrů modelu vizualizovat fyzický postup, čekání nebo hromadění entity procesem. Cosi, o čem představuje pouze intuitivní představa v hlavách těch, kteří se na administraci přímo podíleli a zároveň měli přehled v celém rozsahu. Velmi nápomocné jsou také vestavěné kódy pro distribuci, které bude potřeba využít.

Volba distribucí dat Dalším problémem, se kterým bylo potřeba se vypořádat, bylo, jak přistoupit k volbě distribucí. Původně se jevilo jako reálné vyjít ze sestav, které jsou k dispozici a z nich vyvodit distribuce. To se však vzhledem k výše uvedeným problémům ukázalo zejména v případech trvání provádění jednotlivých kroků jako nereálné. Ve finále se ukázalo se, že bude vhodné ke každému parametru přistupovat odlišně podle specifických podmínek a dat, která jsou k dispozici. Bylo proto potřeba využít konzultace s experty a definovat některé distribuce podle jejich odhadu. Tam, kde to bylo možné, byly distribuce odvozeny z dat. Pro prověření zvolených distribucí byla využívána i funkce AutoFit, kterou Simprocess nabízí.

4 Detailní popis modelu

Zdroj dat: K dispozici byla data z deseti realizovaných výzev. Pro určení distribucí byla využita data ze všech až na tři první výzvy. Důvodem je, že dotační program byl naprosto nový a mířil na žadatele, kteří neměli s dotačním procesem žádnou zkušenost a existoval vysoce oprávněný předpoklad, že než se žadatelé tomuto procesu „naučili“, trvalo to po dobu prvních třech výzev, odkdy se lze na situaci dívat jako na více méně již „zavedenou“. Taktéž systém provádění na straně realizátora dotačního programu bylo podle expertů možno považovat za stabilizovaný až od čtvrté výzvy. Pro cíl simulace by bylo totiž neadekvátní zahrnout data i za měsíce, kdy všechna opatření, systém a postupy nebyly stabilizovány, protože tento stav se již nebude opakovat. V případě znovuotevření dotačního programu se již využijí zařízení, řešení a postupy, které byly získány a vyvinuty v pozdějších iteracích výzev tohoto programu. Pro určení parametrů příjmu žádostí byla tedy využita data za období od srpna 2020 do ukončení realizace programu.

Nastavení jednotlivé výzvy: Jak bylo uvedeno výše, neví se, kolik přesně bylo nasazeno pracovních úvazků. Pracovní doba zdrojů v simulaci byla nastavena jako osmihodinová. Pracovní doba nad 5 úvazků 1.0 FTE (představuje pracovníky na plný úvazek) bude reinterpretována na počet 0,2 FTE úvazků. Toto zajistí nejrealističtější simulaci nasazení pracovníků nad rámec jejich pracovních povinností, takže mohou vykonávat své činnosti naprosto kdykoliv během pracovního dne bez nutnosti určení nějakých určitých časových omezení a zároveň to umožní vyhnout se nastavení zdrojů jako fractional (částečné užití zdrojů), které by mělo za následek nerealistické hodnoty vzhledem k požadavku jednotlivých procesních kroků na celého pracovníka.

Vytvořený model jediné výzvy byl pak mírně optimalizován, poté rozšířen na deset konsekutivních výzev, optimalizován a poté otestován. Pro tyto potřeby simulace konsekutivních výzev byly nastaveny další parametry (datumy; „schedules“) pro generování žádostí.

Model jednotlivé výzvy

4.1 Trvání simulace Trvání simulace je dáno v tomto případě především čekacími lhůtami v modelu, které se na rozdíl od procesních kroků pohybují v řádu dnů. Bylo vyvozeno na základě nejdelší doby čekání na podnět první a druhé kontroly, shromáždění dávky Rozhodnutí k podpisu a podpisu Rozhodnutí, tedy 10 + 5 + 5 + 4 = 24 dní.

Tato doba by měla být přičtena k době generování žádosti a výsledek tak udává nejkratší možnou dobu trvání běhu modelu, aby mohla být vypořádána poslední generovaná entita v systému.

Výsledná hodnota je tedy 90 + 24 = 114 kalendářních dní. Takto tedy byla nastavena i první iterace simulace.